Organização Do Tempo: Plano Excepcional De Como Organizar Melhor Seu Tempo

Use Este Planejamento Do Tempo Extraordinário Para Você Se Tornar Uma Pessoa Mais Organizada

Todos sabemos como útil lista de tarefas pendentes são quando começarmos em nossas carreiras. No entanto, listas de tarefas pode rapidamente ficam sobrecarregados quando podemos assumir responsabilidade para vários projetos – como muitos de nós fazem quando nos tornamos gerentes.

Um dos problemas é que, para a maioria de nós, nossa lista de tarefas pendentes não são listas de ação planejada, focado. Em vez disso, eles são uma espécie de um pega-tudo para um monte de coisas que estão por resolver e ainda não traduzido para os resultados. Por exemplo, podem existir entradas específicas, tais como “Chamar Tina em vendas,” juntamente com aspirações vagos, tais como “Gravação plano de marketing.” Muitas vezes, faltam os detalhes acionáveis real do que você tem “a fazer”.

Outro problema é que depois de ter mais do que, digamos, 20 entradas em sua lista, ela se torna complicado e difícil de usar. Isso significa que você começar a compromissos e atividades-chave falta.

Isto é onde programas de ação são úteis. Programas de ação são versões de “força industrial” de listas de tarefas, que incorporam a curto-, metas de médio e longo prazo. Eles ajudam você a planejar seu tempo, sem compromissos esquecidos chegando para explodir sua programação à parte. E, porque eles incentivam você pensa sobre suas prioridades adequadamente, que você pode concentrar-se sobre as coisas que importam e evitar pôr seu tempo afastado em atividades de baixo valor.

Programas de ações também ajudá-lo a adquirir o hábito de Delegando postos de trabalho. Tudo isto permite-lhe poupar tempo – e fugir a tempo – embora também a aumentar sua produtividade e eficácia. Como tal, eles ajudam trazer priorização inteligente e controle de volta à sua vida, às vezes onde você caso contrário sente oprimido pelo trabalho.

 

Dica:
Quando você primeiro ouve falar deles, programas de ação pode parecer complicado e difícil de usar. Eles são mais complicado do que Listas de tarefas , mas se você persiste e passa algumas horas aprendendo como usá-los, você vai encontrar-se rapidamente no controle de sua carga de trabalho – e muito menos salientaram como resultado!

 

Como usar um programa de acção

Siga estes quatro passos para criar seu programa de acção:

Passo 1 – coleção

Em primeiro lugar, fazer uma longa lista de todas as coisas em seu mundo que exigem resolução. Tente coletar e anote tudo o que você sente é incompleta e precisa de acção de você ter concluído, se é urgente ou não, grande ou pequeno, pessoal ou profissional.

Uma medida, esta coleção está ocorrendo automaticamente. Solicitações de email estão ficando armazenadas em sua caixa de entrada, memorandos, exigindo atenção estão sendo entregues a sua bandeja, correio está chegando a sua caixa de correio e mensagens pedindo ação estão a acumular em sua caixa postal.

Mas há também outras coisas – coisas que está em marcha lenta em sua cabeça, projetos que você deseja executar, coisas que você pretende lidar com deitado no fundo da gaveta, idéias escritas para baixo em vadios pedaços de papel – que precisam ser recolhidos e colocar no lugar também. Reunir todas essas ações e projetos e de inventário-los em um único lugar.

E – isso é realmente importante – certifique-se de que seu objetivos pessoais são introduzidos nesta lista.

 

Dica 1:
Você pode experimentar tremendo estresse se você tiver muitos mental “Dos” flutuando em sua cabeça. Você nunca sabe se você tiver esquecido as coisas, e você sempre terá esse sentimento terrível de não ter conseguido tudo o que pretende alcançar.

Gravando tudo para baixo seu programa de ação, você pode esvaziar sua mente destes lembretes estressantes e certifique-se de que você priorizar essas ações de forma coerente e consistente. Isso tem o benefício incidental de ajudá-lo a melhorar sua concentração, simplesmente porque você não tem essas distrações movimentado em torno de sua mente.

Dica 2:
A primeira vez que você cria seu programa de ação, você vai gastar um tempo – talvez duas horas – colocá-lo juntos. Esse é o custo inicial de organizar sua vida. No entanto, uma vez feito isso, você ficará surpreso quanto mais no controle que você sente. Ele terá relativamente pouco esforço para manter seu programa de acção atualizado após isso.

Dica 3:
Você vai encontrá-lo mais fácil se você manter seu programa de acção no seu computador como um documento de processador de texto. Isto irá tornar mais fácil para reunir, atualizar e manter sem um monte de reformulação tedioso.

 

Passo 2 – poda

Agora, processe a lista que você fez na etapa 1, observando cuidadosamente cada item. Decida se você deve, na verdade, agir sobre ela. Um monte do que vem a nossa maneira não tem nenhuma relevância real para nós, ou não é realmente importante na escala das coisas. Se for esse o caso, exclua essas coisas de sua lista.

Passo 3 – organizar e priorizar

Esta etapa está dividido em três partes.

Em primeiro lugar , reveja seu inventário de projetos e ações. Agrupar as ações separadas, individuais que fazem parte de projetos maiores.

Em casa, por exemplo, você pode querer melhorar seu banheiro e redesenhar sua sala de estar: estes podem ser inseridas em um projeto de “Casa renovação”. No trabalho, você pode estar contribuindo para os requisitos para um novo sistema de computador e pode ser esperado para testar e treinar sua equipe neste sistema: todos estes entrar em um projeto de “Upgrade de sistema de computador”.

O que você vai encontrar é que quando você começar a classificação dos itens de lista, eles quase parecem “organizar-se” em projetos coerentes. (Você também precisará certificar-se de que seus objetivos pessoais estão incluídos como projectos individuais).

Segundo , rever esses projetos e priorizar -los em ordem de importância (por exemplo, codificando-los da a F) dependendo da sua importância. (Claramente, seus objetivos pessoais são projetos excepcionalmente importantes!)

Terceiro , inserir seus projetos em seu programa de acção (usando a abordagem que descrevemos abaixo). O programa de acção é dividido nestas três partes:

  • Próxima ação lista -isso mostra as próximas ações pequenas que você terá para mover seu avanço de projetos.
  • Delegada lista ações -isso mostra projetos e ações que você tenha delegado a outras pessoas.
  • Catálogo de projeto – isso mostra todos os projetos que estão engajados em, e o indivíduo pequeno tarefas que contribuam com eles.

A grande notícia é que, por esta fase, você já criou a maior parte de seu programa de acção: o Projeto Catálogo! Esta é a lista priorizada de projectos e actividades que você acabou de concluir.

Normalmente, o catálogo do projeto é na parte traseira do programa de ação, como você tem muitas vezes apenas para se referir a ele durante um processo de revisão de downloads.

Em seguida, crie a Lista de ações delegada por trabalhar através de seu catálogo de projeto e identificar as tarefas que você tenha delegado. Grave estes sob o nome da pessoa a quem você tenha delegado a atividade, juntamente com os pontos de verificação que você concordou.

 

Dica:
Se você ainda não tenha delegado qualquer coisa, ou você ainda não tenha decidido pontos de verificação, não se preocupe! O que estamos fazendo aqui é criar o quadro com que você trabalhará – você terá bastante tempo para usar este framework mais tarde!

 

Normalmente, a lista de ações delegado se senta na frente do catálogo do projeto no seu documento do programa de ação, como você vai precisar consultá-lo com muita freqüência.

Finalmente, crie sua Próxima ação lista trabalhando por meio dos projetos que você deu a prioridade mais alta – os projetos que você quer e precisa avançar de imediato – e extrair as lógicas próximas ações para esses projetos.

A seguinte lista de ação vai na primeira página do seu programa de acção, como você vai se referir a ele muitas vezes ao dia.

 

Dica 1:
Se a próxima ação vai ter menos de um par de minutos, então por que não fazê-lo imediatamente? Certifique-se, porém, que você volta e completa seu programa de acção!

Dica 2:
É esta selecção de próximas ações adequadas que leva uma certa quantidade de julgamento. Se um de seus projetos é de over-riding importância, tem vários próximas ações deste projeto em sua lista e manter outras próximas ações ao mínimo. No entanto, caso você precise manter um monte de projetos “simmering away”, têm próximas ações de cada um na sua lista.

Dica 3:
Se possível, manter suas próximas ações pequenas e realizável, idealmente para que eles não mais do que um par de horas para ser concluída. Esta ajuda você a manter impulso até em projetos e fortemente aprimora seu senso de ter tido um dia produtivo, bem sucedido.

Se próximas ações tendem a demorar mais de duas horas, então dividi-las mais. Por exemplo, se sua próxima ação é escrever um relatório, decompô-lo em pesquisa, planejamento, redação, fato de verificação e edição de fases. Então faça sua próxima ação de “Investigação” e coloque o restante das etapas como um projeto em seu catálogo de projeto.

Dica 4:
Você pode encontrá-lo útil para numerar os projetos no catálogo do projeto seqüencialmente (ajuda se você lhes número 10, 20, 30 e assim por diante). Quando você traz próximas ações através de até sua próxima lista de ação, você pode trazer através do número de projeto, bem como, para que você saiba qual projeto a ação pertence a.

Dica 5:
Onde você tem vários próximas ações, priorizar -los de À F, dependendo de sua importância, valorizam, urgência e relevância para seus objetivos. (Se você tiver problemas para decidir se uma tarefa é urgente ou importante, nosso artigo sobre o Matrix urgente e importante mostra a você como saber a diferença.)

Em seguida, monitore seu êxito em lidar com essas ações. Se você encontrar que ações são “estagnação” em sua lista, considere se você deve ou cancelar esses projetos, ou se você deve elevar sua prioridade para que você lida com eles.

Tudo o que você, certifique-se de você que não tem muitas ações em sua próxima ação lista – se você tiver mais do que, digamos, 15 a 20, você vai começar a atolar novamente. Se sua lista também é desordenada, mova algumas das menos urgentes e importantes trabalhos de volta para o catálogo do projeto. Se ele é fino e sob um desafio, levante algumas ações mais próxima do seu catálogo de projeto.

Dica 6:
À medida que você trabalha através deste processo, pergunte-se se há quaisquer tarefas que você pode Delegar ou, se for caso disso, obter ajuda com. Como identificá-los, colocá-los em sua próxima lista de ação, com a ação sendo delegar a tarefa.

Quando você tiver delegou a tarefa, movê-lo para sua lista de ações delegada, juntamente com os tempos de ponto de verificação e datas você concordou.

 

Passo 4 – “Trabalhar” seu programa de acção

Um programa de acção é, geralmente, bastante longo. Mas você não tem que percorrer todo o programa todos os dias!

Normalmente, você só vai ser lidando com o topo da página ou páginas, que são a sua lista de próximas ações e sua lista de ações delegada. Algumas atividades podem ser específicos de tempo ou de dia. Dependendo da maneira como você trabalha, você pode manter estas no topo da página do seu programa de acção, ou marcá-los no seu calendário.

Com efeito, estas páginas superiores são apenas uma nova forma de sua antiga lista de afazeres. É apenas que ações curtas apenas específicas são descritas aqui, enquanto os grandes projectos a que pertencem as ações são armazenados no seu catálogo de projeto.

O que você deve fazer, é no entanto, revisão e atualização de sua ação programa periodicamente, por exemplo, todas as semanas (tempo de colocar para isso em sua agenda). Excluir ou arquivar itens que você tiver concluído, mover itens do catálogo do projeto para as primeiras páginas como progredir em seus projetos e adicionar quaisquer novas ações originadas de seu caminho.

 

Pontos-chave

Programas de ação são versões de “força industrial” da lista de tarefas pendentes. Eles ajudarão-lo a converter os projetos que você deseja executar em actividades passíveis de recurso e, em seguida, gerenciá-los dentro de uma estrutura de três camadas.

O título de “Próxima ação lista” lista as ações concretas e imediatas que precisam ser executadas para mover seus projetos em frente.

A “lista de ações delegada” grava os detalhes dos projetos e ações que você ter delegado.

O título de “Catálogo de projeto” lista os projetos que você deseja trabalhar, juntamente com outras ações que você coletou que contribuirão para a realização destes projectos.

Essa abordagem ajuda a manter o foco em tarefas diárias e metas de longo prazo ao mesmo tempo, e isso significa que você sempre tem um plano para “próxima ação” a qualquer momento. Isso reduz o stress, coloca você no controle e dá-lhe um verdadeiro sentimento de realização.

Mais do que isso, um programa de ação ajuda você a gerenciar e progredir muitos projetos simultaneamente. Isto é particularmente importante como você progride sua carreira, e como os trabalhos de em que tomar tornar-se cada vez mais complexo e desafiador.

 

Programa de ação de exemplo

Aqui está um exemplo simples para ajudá-lo a compreender como um programa de acção se encaixa.

Rebecca tem vindo a registar um tremendo estresse em seu trabalho. Ela está liderando uma equipe grande através de um projeto importante, e parece que todos os dias a encontra mais e mais para trás com o que ela precisa ser feito.

Ela decide criar um programa de ação para ajudar a organizar e priorizar sua muitas acções a efectuar.

Passo 1 – coleção

Depois de passar uma hora de debate de ideias, Rebecca surge com esta lista de compromissos atuais:

  • Nosso mercado-alvo para garantir o departamento de publicidade vai bater o tom certo com rolo de produto fora da investigação.
  • Conclua o relatório de comparação de custos.
  • Programas MBA locais de investigação.
  • Fale com o empregador sobre como obter ajuda com o financiamento MBA.
  • Entre em contato com agências de recrutamento sobre as taxas para a função de gerente do escritório de publicidade.
  • Escreva ajuda, precisa do anúncio para a função de gerente do escritório.
  • Ordem nova secretária e telefone para o novo gerente do escritório.
  • Reunir-se com Anthony para garantir que ele tenha chegado aclimatado para a equipe; descobrir se ele está no cronograma com seus compromissos de projeto.
  • Entre em contato com o fornecedor principal para renegociar o contrato, representando nossos maiores ordens no próximo ano.
  • Organize pastas de projeto.

Passo 2 – poda

Agora que Rebecca fez uma lista de tudo o que ela necessita para completar, ela lança um olhar mais perto de sua lista para ver se poderiam ser podados todos os itens.

Depois de considerar cada tarefa, ela percebe que ela realmente não precisa de se reunir com seu novo membro da equipe, Anthony. Ela falou com ele ontem na hora do almoço e ele assegurou-lhe que ele era aclimatar bem em seu novo papel e estava no bom caminho para obter todos os seus projetos pessoais concluídos dentro do prazo.

Ela também decide que ela não precisa organizar suas pastas de projeto.

Passo 3 – organizar e priorizar

Rebecca agora está pronta para seus itens de estoque. Ela percebe que ela pode agrupar sua acções a efectuar em três grandes categorias. Como ela agrupa suas tarefas, ela atribui cada um uma prioridade da-D, com um ser top prioridade.

Categoria

Tarefa

Prioridade

Lançamento de produto novo

 

 

Nosso mercado-alvo para garantir o departamento de publicidade vai bater o tom certo com rolo de produto fora da investigação.

B

Conclua o relatório de comparação de custos.

A

Entre em contato com o fornecedor principal para renegociar o contrato.

D

Estudo para MBA

 

Programas MBA locais de investigação.

B

Fale com o empregador sobre como obter ajuda com financiamento.

C

Recrutar novos Office Manager

 

 

Entre em contato com agências de recrutamento sobre taxas de publicidade.

A

Escreva ajuda, precisa do anúncio.

C

Ordem nova secretária e telefone.

D

 

Ela cria, em seguida, seu programa de acção, dividindo em três partes:

  1. Próxima lista de ação.
  2. Ações delegadas.
  3. Catálogo de projeto.

Ela decide colocá-lo em um documento de processador de texto (consulte a Figura 1, abaixo), numeração de cada projeto, 10, 20 e 30.

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